Normativa · RNCFP · LIBRO VI – INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN · PARTE I – ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE AHORRO PREVISIONAL · TITULO I – INFORMACION Y DOCUMENTACION · CAPÍTULO II – CONSERVACIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 144.12PROCEDIMIENTO DE REPRODUCCIÓN

Los procedimientos de reproducción podrán ser uno o una combinación de los siguientes: A. Microfilmación. Autorizase a utilizar, en lo que resulte aplicable, el procedimiento de microfilmación establecido por el Decreto N° 253/976 de 6 de mayo de 1976, reglamentario del artículo 688 de la Ley N° 14.106 del 14 de mayo de 1973. El procedimiento de microfilmado deberá asegurar la obtención de copias íntegras y fieles de la documentación original. El microfilmado, obtenido mediante procedimientos ajustados estrictamente a las disposiciones legales citadas, tendrá el mismo valor probatorio que la ley acuerda a los originales. B. Digitalización. Autorizase a utilizar, en lo que resulte aplicable, el procedimiento de almacenamiento electrónico a mediano y largo plazo dispuesto por el Decreto Nº 83/001 de 8 de marzo de 2001. Las instituciones que no cuenten con sistemas de reproducción propios, pueden recurrir a servicios de archivo especializados, quienes deberán sujetarse a las normas indicadas en este artículo. Sin perjuicio de la adopción de otros que juzguen más apropiados a sus necesidades, los procedimientos de reproducción deberán ajustarse a lo siguiente: 1. Recaudos mínimos 1.1 Acta de Apertura. Al momento de procederse a la iniciación del proceso de reproducción de los documentos originales, se deberá formalizar un acta de apertura del proceso, que contenga: i.) Número de acta de apertura (correlativa en forma diaria desde 01 en adelante). ii.) Fecha de proceso. iii.) Denominación de los originales a procesar. iv.) Breve descripción de la información contenida en tales originales. v.) Denominación y firma responsable de la dependencia remitente de los originales a procesar. vi.) Firmas responsables de la recepción de los originales por parte de quien tiene a su cargo el proceso de reproducción. 1.2 Acta de Cierre. Cuando se produzca el cierre del proceso de reproducción, se deberá emitir en la dependencia que tenga a su cargo tal proceso un acta de cierre que contenga los siguientes datos: i) Número de acta de apertura que dio origen al proceso. ii) Fecha y hora de finalización del proceso. iii) Cantidad de originales procesados. iv) Número de soporte que contiene la información procesada. v) Observaciones constatadas durante el proceso (existencia de soportes de continuación, otras.). vi) Firma del operador que realizó el proceso. vii) Firma autenticante de la reproducción de documentos efectuada. 2. Conformación del lote. Cada lote de documentos a reproducir incluirá como cabecera el Acta de Apertura y como final el Acta de Cierre pertinentes en el soporte de información utilizado, una vez concluido el proceso. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de reproducción a lo dispuesto en el presente artículo.

Rige desde

6 de febrero de 2014

Redacción dada por

Circular 2.168

Copia

Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales

Texto oficial

https://www.bcu.gub.uy/Acerca-de-BCU/Paginas/Recopilacion-de-normas.aspx

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