Normativa · Circular 2168 · circulares

Artículo 2168Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales - Armonización Libro VI - Información y Documentación.

Montevideo, 20 de Enero de 2014 CIRCULAR N° 2.168 Ref: RECOPILACIÓN DE NORMAS DE CONTROL DE FONDOS PREVISIONALES - ARMONIZACIÓN LIBRO VI - Información y Documentación. Se pone en conocimiento que la Superintendencia de Servicios Financieros adoptó, con fecha 10 de enero de 2014, la resolución que se transcribe seguidamente: 1. SUSTITUIR en el Capítulo III – Promotores, del Título I – Administradoras de fondos de ahorro previsional, del Libro I – Autorizaciones y registros de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 13 por el siguiente: ARTÍCULO 13 (REGISTRO E IDENTIFICACIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán llevar un registro de promotores que incluirá a todos los habilitados para desempeñar las actividades a que refiere el artículo 11, el que deberá mantenerse actualizado en tiempo real, según las instrucciones que se impartirán, y proporcionar a cada promotor inscripto una identificación personal. Los representantes autorizados para diligenciar traspasos según lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 119 también deben figurar en el citado registro. 2. INCORPORAR en el Capítulo VIII – Tercerización de servicios, del Título I – Administradoras de fondos de ahorro previsional, del Libro I – Autorizaciones y registros de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, los siguientes artículos: ARTÍCULO 30.1.1 (TERCERIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS). El procesamiento de la información de las administradoras de fondos de ahorro previsional por parte de agentes externos -sea éste parcial o total, local o en el exterior- requerirá la autorización a que refiere el artículo anterior. La solicitud de autorización deberá cursarse de acuerdo con las instrucciones que se impartirán y referirá sólo al proyecto específico objeto de la solicitud. 1 Todo cambio posterior al alcance o a las condiciones sobre cuya base se otorgó la autorización original, deberá ser objeto de una nueva solicitud. La autorización concedida podrá ser revocada en caso de observarse desviaciones de lo indicado, sin perjuicio de otras sanciones que pudieren aplicarse a las administradoras de fondos de ahorro previsional por el incumplimiento de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Servicios Financieros. A los efectos de la citada solicitud de autorización, la institución deberá acreditar que los procedimientos de resguardo de datos y software satisfacen las condiciones del artículo 144.3 y que la infraestructura tecnológica y los sistemas que se emplearán para la comunicación, almacenamiento y procesamiento de datos ofrecen seguridad suficiente para satisfacer las condiciones establecidas en el artículo 144.7, así como para resguardar permanentemente la continuidad operacional descripta en el artículo 144.9. No podrán tercerizarse actividades con proveedores que a su vez tengan contratada la función de auditoría interna o externa de dichas actividades. Los costos en que incurra esta Superintendencia por la supervisión del procesamiento de datos en lugar diferente al territorio nacional, serán de cargo de la institución que utilice el servicio externo de que se trata. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional que a la fecha de la presente resolución ya cuenten con acuerdos de procesamiento de información, a efectos de cumplir con lo dispuesto en el presente artículo, deberán remitir a la Superintendencia de Servicios Financieros antes del 31 de marzo de 2014, copia de los contratos suscriptos que no hubieran sido autorizados por la referida Superintendencia, así como un detalle de la infraestructura tecnológica y los sistemas empleados para la comunicación, almacenamiento y procesamiento de datos. ARTÍCULO 30.1.2 (CONDICIONES PARA LA TERCERIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán contar con políticas y procedimientos establecidos por escrito y la organización funcional necesarios que aseguren una efectiva identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos -tanto presentes como futuros- asociados a los acuerdos de tercerización relativos al procesamiento externo de la información, sea en el país o en el exterior. En particular, deberán evaluar los riesgos emergentes de la tercerización de múltiples actividades en un mismo proveedor. 2 En lo que refiere a la evaluación de los riesgos que se asumen en materia de protección de datos de los clientes, las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán informar -al presentar la solicitud de autorización a que refiere el artículo 30.1.1- las medidas adoptadas o a adoptar tendientes a asegurar que la información se mantendrá con la reserva requerida por la legislación uruguaya. Cuando el procesamiento externo de la información se realice en el extranjero, las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán, además, prestar particular atención a los requerimientos legales y regulatorios existentes en la jurisdicción anfitriona así como a las potenciales condiciones políticas, económicas y sociales u otros eventos que puedan conspirar contra la habilidad del proveedor de cumplir satisfactoriamente con las obligaciones acordadas. Estos extremos deberán verificarse tanto al momento de la selección inicial del proveedor como al momento de eventuales renovaciones de contrato. ARTÍCULO 30.1.3 (REQUISITOS ESPECIALES PARA LA TERCERIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS EN EL EXTERIOR DEL PAÍS). Con relación al resguardo de la información en el exterior, una de las copias a que refiere el artículo 144.3 deberá radicarse físicamente en el Uruguay y permanecer accesible a los funcionarios de la Superintendencia de Servicios Financieros en un plazo no mayor al que fije la referida Superintendencia en función del lugar del procesamiento. En cuanto a los requisitos mínimos que detalla el artículo 144.7, las administradoras de fondos de ahorro previsional que procesen datos en el exterior deberán contar, además, con una modalidad de operación y un equipamiento tales que permitan en todo momento el acceso en línea a toda la información financiero-contable desde las terminales instaladas en el Uruguay. En lo que respecta al plan de continuidad operacional a que alude el artículo 144.9, éste deberá ser probado con resultados exitosos previo al inicio de la actividad de procesamiento y posteriormente, por lo menos una vez al año. La Superintendencia de Servicios Financieros podrá disponer que estas pruebas se realicen bajo su supervisión. Asimismo, la Superintendencia de Servicios Financieros evaluará la habilidad de la institución para mantener controles internos apropiados y satisfacer los requerimientos regulatorios correspondientes. 3. SUSTITUIR en el Capítulo I – Patrimonio y reserva especial, del Título I – Administradoras de fondos de ahorro previsional, del Libro II – Estabilidad y Solvencia de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 31 por el siguiente: 3 ARTÍCULO 31 (PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO DE LA RESERVA ESPECIAL). Las Administradoras de Fondos de Ahorro Previsional deberán integrar y mantener en todo momento una Reserva Especial cuyo único objeto es cubrir los déficit de la tasa de rentabilidad real mínima a que refiere el artículo 122 de la Ley Nº 16.713 de 3 de setiembre de 1995, la que será fijada por la Superintendencia de Servicios Financieros en función de un porcentaje del Fondo de Ahorro Previsional respectivo, sin perjuicio de las normas e instrucciones de carácter particular que se dicten de acuerdo con criterios técnicos de cobertura de riesgos. Dicho porcentaje se situará entre un mínimo equivalente al 0.5% del Fondo de Ahorro Previsional respectivo y un máximo equivalente al 2% del mismo, no pudiendo el monto de la Reserva Especial ser inferior al 20% del capital mínimo requerido en el artículo 30.4. La Superintendencia de Servicios Financieros comunicará el porcentaje que deberá aplicarse para su cálculo, el que entrará en vigencia a los 90 (noventa) días siguientes a su comunicación. El cálculo del monto de la Reserva Especial se efectuará en función del Fondo de Ahorro Previsional, de acuerdo con la definición dada por el artículo 47, al último día hábil inmediato anterior al de la fecha de cálculo. En el caso que un determinado día la Administradora mantenga una Reserva Especial superior al monto máximo admitido, deberá regularizar la situación al día hábil siguiente de verificarse la misma. Los movimientos de aportaciones o retiros de la Reserva Especial por parte de la Administradora deberán efectuarse con disponibilidades. 4. SUSTITUIR en Capítulo I – Publicidad, del Título I – Transparencia, del Libro V – Transparencia y conductas de mercado de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 142 por el siguiente: ARTÍCULO 142 (INFORMACIÓN A EXHIBIR EN LAS OFICINAS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán mantener en sus oficinas, en un lugar claramente visible para el público, como mínimo, la siguiente información escrita y actualizada: 1. Antecedentes de la institución, indicando el nombre y apellido de sus directores, administradores, gerentes y síndicos. 2. Balance general del último ejercicio, estados de resultados y de distribución de utilidades, si lo hubiere. 4 3. Valor de los Activos del Fondo de Ahorro Previsional, del Fondo de Ahorro Previsional, del Fondo de Fluctuación de Rentabilidad y de la Reserva Especial. 4. Composición de la cartera de inversiones de los Activos del Fondo de Ahorro Previsional y nombre de las instituciones depositarias de los títulos y de los depósitos. 5. Régimen e importe de las comisiones vigentes. Deberá establecerse en forma desglosada los porcentajes de comisión de administración variable y de comisión de custodia, en la forma que establezca la Superintendencia de Servicios Financieros. 6. Nombre de las empresas aseguradoras con las que se hubiera contratado el seguro colectivo de invalidez y fallecimiento y el porcentaje de prima de seguro abonada a las mismas. Asimismo, se deberá incluir el nombre de las compañías aseguradoras autorizadas al pago de las prestaciones de rentas vitalicias y el monto mínimo de renta inicial mensual que se debe abonar de acuerdo a la expectativa de vida y sexo del afiliado por cada unidad monetaria o de valor, conforme lo determine el Banco Central del Uruguay. Esta información deberá ser actualizada mensualmente, dentro de los primeros 10 (diez) días de cada mes, o en ocasión de cualquier acontecimiento que pueda alterar en forma significativa el contenido de la información a disposición del público. 5. RENOMBRAR el Título I – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el que pasará a denominarse Título II – Régimen informativo. 6. INCORPORAR en el Título I – Información y documentación, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo I – Información y documentación – Condiciones y formas de resguardo el que contendrá los siguientes artículos: ARTÍCULO 144.1 (ACCESO A LA INFORMACIÓN). El Banco Central del Uruguay tendrá acceso a toda la información y documentación que estime necesario para el cumplimiento de sus cometidos legales. Las personas físicas o jurídicas que el Banco Central del Uruguay disponga a estos efectos están obligadas a brindar en tiempo, en forma y con exactitud dichas informaciones. Previa solicitud del interesado, fundamentada y por escrito, la Superintendencia de Servicios Financieros podrá ampliar el plazo de presentación de la información. 5 ARTÍCULO 144.2 (RESPONSABLE DEL RÉGIMEN DE INFORMACIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán nombrar un responsable por el cumplimiento de los requisitos de información, quien deberá asegurar la realización de los controles que permitan obtener un nivel adecuado de calidad de la información que se remite. Dicho funcionario estará comprendido en la categoría de personal superior a la que refiere el artículo 149.1. ARTÍCULO 144.3 (RESGUARDO DE LA INFORMACIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán implementar procedimientos de resguardo de datos y software, de tal forma que sea posible reconstruir las informaciones emitidas para el Banco Central del Uruguay, los registros contables y cada uno de los movimientos que dan origen a los mismos -hasta un grado de detalle tal que permita la identificación de las cuentas y los movimientos en los rubros de los estados contables-, así como todo otro dato que se considere relevante en la reconstrucción de las operaciones a los fines del Banco Central del Uruguay o para requerimientos judiciales. Los formatos de guarda serán dispuestos -en cada caso- por la Superintendencia de Servicios Financieros. Los citados procedimientos deberán incluir, como mínimo, un resguardo diario y deben prever la generación de, por lo menos, 2 (dos) copias de resguardo, debiendo una de ellas ser almacenada a una distancia razonable del centro de procesamiento, en un edificio distinto al mismo. Se admitirá el respaldo incremental, es decir, un respaldo diario que contemple únicamente los movimientos del día, pero semanalmente deberá realizarse un respaldo completo de acuerdo con las condiciones previstas en el primer párrafo. Por lo menos una vez al año se deberán realizar pruebas -formales y debidamente documentadas- de recuperación y de integridad de los resguardos de datos, no pudiendo dichas pruebas aplicarse a datos previamente probados y validados. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de resguardo de información a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.4 (RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán implementar procedimientos de resguardo de toda la documentación emitida respaldante de las informaciones y registros contables a que refiere el artículo 144.3 así como de las informaciones obtenidas o elaboradas en 6 cumplimiento de los procedimientos de identificación y conocimiento de la actividad de sus clientes. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de resguardo de documentación a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.5 (INTEGRIDAD DE LOS REGISTROS). Los registros que, en cumplimiento de la normativa vigente, lleven las administradoras de fondos de ahorro previsional, deberán satisfacer el requisito de integridad, para lo cual podrán confeccionarse en: a. Cualquier medio electrónico de almacenamiento de documentos, que cuente con medidas de seguridad que aseguren la confidencialidad y confiabilidad; b. Papel, mediante hojas numeradas correlativamente. En ambos casos, se deberán adoptar medidas que garanticen la salvaguarda física de los registros y acceso sólo a personas autorizadas. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus registros a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.6 (RESPONSABILIDADES). Los máximos niveles directivos y gerenciales son responsables por la ejecución de los procedimientos de resguardo de datos, software y documentación. Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán informar mediante nota a la Superintendencia de Servicios Financieros el nombre, cargo y teléfono de la o las autoridades responsables por la ejecución de los procedimientos de resguardo de datos, software y documentación, actualizando los cambios en dicha información dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes de haberse producido. ARTÍCULO 144.7 (REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL RESGUARDO). En la ejecución de los procedimientos de resguardo, así como en cada uno de los recursos intervinientes en los procesos de tecnología informática (sistemas de aplicación, tecnología, instalaciones y personal) deberán satisfacerse los requisitos de disponibilidad, integridad, confidencialidad, autenticidad y confiabilidad. 7 La disponibilidad se satisface si las personas autorizadas pueden acceder en tiempo y forma a la información a la que están autorizadas. La integridad implica que todas las transacciones y otros acontecimientos o circunstancias que tuvieron lugar durante un período específico y fueron reconocidos y contabilizados, han sido efectivamente respaldados y no pueden ser modificados. La confidencialidad refiere a que la información crítica o sensible debe ser protegida a fin de evitar su uso no autorizado. La autenticidad implica que los datos y la información deben ser introducidos y comunicados por usuarios auténticos y con las autorizaciones necesarias. La confiabilidad de los datos se alcanza cuando éstos representan con exactitud y en forma completa la información contenida en los comprobantes que documentan las transacciones introducidas en el sistema de procesamiento de datos y cuando, a partir de esos datos, es posible generar cualquier información exigida por el Banco Central del Uruguay. Para que la confiabilidad sea efectiva debe cumplirse la integridad. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de resguardo a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.8 (PLAZOS DE CONSERVACIÓN). Los libros sociales originales o los soportes de información que contengan su reproducción deberán conservarse hasta el cumplimiento del plazo de 20 (veinte) años determinado por el artículo 80 del Código de Comercio. Este plazo se contará desde la última anotación o desde la fecha en que fueran extendidos o reproducidos, según corresponda, todo ello sin perjuicio de los plazos que exijan las normativas tributaria, laboral, societaria, u otras. La información y documentación a que refieren los artículos 144.3 y 144.4 deberá mantenerse por un plazo no menor a 10 (diez) años. Toda esta información y documentación deberá estar disponible en tiempo, forma y en condiciones de ser procesada. ARTÍCULO 144.9 (PLAN DE CONTINUIDAD OPERACIONAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán contar con un plan documentado que asegure la continuidad de las operaciones en caso de cualquier evento que afecte las instalaciones, equipos, datos o software, imposibilitando la operativa normal. El mismo deberá ser permanentemente actualizado. 8 Se deberá realizar pruebas -formales y debidamente documentadas- de la efectividad del mismo, como mínimo, una vez al año. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para elaborar el plan de continuidad operacional a que refiere el presente artículo. 7. INCORPORAR en el Título I – Información y documentación, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo II – Conservación y reproducción de documentos, el que contendrá los siguientes artículos: ARTÍCULO 144.10 (CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional pueden, bajo su exclusiva responsabilidad, optar por los procedimientos que estimen más convenientes para la conservación, guarda o archivo de la documentación emitida y de las informaciones obtenidas o elaboradas a que refiere el artículo 144.4, vinculados con su operativa. Sin perjuicio de lo anterior, la tecnología a aplicar será válida en la medida en que se satisfagan los requisitos establecidos en el artículo 144.7. Toda documentación original cuya reproducción se admita y que haya sido realizada según lo establecido en el presente régimen, previo a su destrucción física deberá ser puesta a disposición de los interesados mediante notificación fehaciente por el término de 6 (seis) meses a contar desde dicha notificación. Se admitirá como medio fehaciente de notificación el emplazamiento genérico realizado a través de la publicación en el Diario Oficial y en otro diario de los de mayor circulación nacional. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de conservación de documentos a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.11 (REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional podrán conservar, en sustitución de los originales y en la 9 medida en que no se opongan a ello disposiciones legales, fotografías, microfilmaciones o reproducciones digitalizadas de los documentos y comprobantes vinculados a su operativa. La tecnología a utilizar será válida siempre que se establezcan métodos adecuados de certificación de autenticidad de las copias reproducidas en los soportes de información utilizados y se satisfagan los requisitos establecidos en el artículo 144.7. Cuando se proceda a la destrucción de archivos - siempre que no refiera a operaciones o asuntos que se encuentren vigentes o pendientes-, deberán emplearse procedimientos que impidan la identificación de su contenido. En libro llevado especialmente a estos efectos, deberá labrarse un acta firmada por el responsable de la reproducción y por el jerarca de la repartición a que pertenece la documentación a reproducir y/o destruir. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de reproducción de documentos a lo dispuesto en el presente artículo. ARTÍCULO 144.12 (PROCEDIMIENTO DE REPRODUCCIÓN). Los procedimientos de reproducción podrán ser uno o una combinación de los siguientes: A. Microfilmación. Autorizase a utilizar, en lo que resulte aplicable, el procedimiento de microfilmación establecido por el Decreto N° 253/976 de 6 de mayo de 1976, reglamentario del artículo 688 de la Ley N° 14.106 del 14 de mayo de 1973. El procedimiento de microfilmado deberá asegurar la obtención de copias íntegras y fieles de la documentación original. El microfilmado, obtenido mediante procedimientos ajustados estrictamente a las disposiciones legales citadas, tendrá el mismo valor probatorio que la ley acuerda a los originales. B. Digitalización. Autorizase a utilizar, en lo que resulte aplicable, el procedimiento de almacenamiento electrónico a mediano y largo plazo dispuesto por el Decreto Nº 83/001 de 8 de marzo de 2001. Las instituciones que no cuenten con sistemas de reproducción propios, pueden recurrir a servicios de archivo especializados, quienes deberán sujetarse a las normas indicadas en este artículo. Sin perjuicio de la adopción de otros que juzguen más apropiados a sus necesidades, los procedimientos de reproducción deberán ajustarse a lo siguiente: 10 1. Recaudos mínimos 1.1 Acta de Apertura. Al momento de procederse a la iniciación del proceso de reproducción de los documentos originales, se deberá formalizar un acta de apertura del proceso, que contenga: i) Número de acta de apertura (correlativa en forma diaria desde 01 en adelante). ii) Fecha de proceso. iii) Denominación de los originales a procesar. iv) Breve descripción de la información contenida en tales originales. v) Denominación y firma responsable de la dependencia remitente de los originales a procesar. vi) Firmas responsables de la recepción de los originales por parte de quien tiene a su cargo el proceso de reproducción. 1.2 Acta de Cierre. Cuando se produzca el cierre del proceso de reproducción, se deberá emitir en la dependencia que tenga a su cargo tal proceso un acta de cierre que contenga los siguientes datos: i) Número de acta de apertura que dio origen al proceso. ii) Fecha y hora de finalización del proceso. iii) Cantidad de originales procesados. iv) Número de soporte que contiene la información procesada. v) Observaciones constatadas durante el proceso (existencia de soportes de continuación, otras.). vi) Firma del operador que realizó el proceso. vii) Firma autenticante de la reproducción de documentos efectuada. 2. Conformación del lote. Cada lote de documentos a reproducir incluirá como cabecera el Acta de Apertura y como final el Acta de Cierre pertinentes en el soporte de información utilizado, una vez concluido el proceso. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de reproducción a lo dispuesto en el presente artículo. 11 ARTÍCULO 144.13 (AUTENTICACIÓN DE LAS REPRODUCCIONES). NUEVO Las reproducciones deberán ser autenticadas por 2 (dos) funcionarios designados por el Directorio o autoridad equivalente, conjuntamente con el funcionario encargado de la reproducción. En la autenticación se mencionará el número de soporte de información generado en el proceso de reproducción. Se llevará un registro de las reproducciones efectuadas, el que deberá mantenerse en adecuadas condiciones de seguridad, a cargo de los funcionarios autenticantes designados, quienes serán responsables de su custodia. Las copias en papel realizadas a partir de los soportes de información deberán certificarse por los funcionarios designados, dejándose constancia del elemento en el cual se origina. Disposición Transitoria: Las administradoras de fondos de ahorro previsional dispondrán de 180 (ciento ochenta) días de plazo contados a partir de la fecha de la presente resolución, para adecuar sus procedimientos de reproducción a lo dispuesto en el presente artículo. 8. INCORPORAR en la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Título II – Régimen informativo. 9. SUSTITUIR en el Capítulo I – Contabilidad y estados contables, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 146 por el siguiente: ARTÍCULO 146 (INFORMACIÓN CONTABLE Y DE GESTIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán suministrar a la Superintendencia de Servicios Financieros la siguiente información, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, con la frecuencia que se indica a continuación: 1. Anualmente: - Dentro del plazo de 2 (dos) meses contados a partir de la finalización del ejercicio económico: 12 a) Estados contables anuales junto con sus correspondientes notas explicativas y anexos. - Dentro del plazo de 4 (cuatro) meses contados a partir de la finalización del ejercicio económico: a) Testimonio notarial del acta de la asamblea que apruebe los estados contables. b) Testimonio notarial de la memoria anual del Directorio sobre la gestión de los negocios sociales y el desempeño en el último período. c) Testimonio notarial del informe del órgano de fiscalización. 2. Mensualmente: - Dentro del plazo de 10 (diez) días hábiles siguientes al período al que están referidos: a) Estados contables mensuales junto con sus correspondientes notas explicativas y anexos. 3. Dentro del plazo de 5 (cinco) días hábiles siguientes al de su celebración: a) Testimonio notarial del acta de las asambleas extraordinarias de accionistas. 10. INCORPORAR en el Capítulo I – Contabilidad y estados contables, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el siguiente artículo: ARTÍCULO 146.1 (INFORME DE CONTADOR PÚBLICO). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar los estados contables mensuales acompañados de un informe de compilación, realizado de acuerdo con lo establecido en el Pronunciamiento N° 18 del Colegio de Contadores, Economistas y Administradores del Uruguay, que incluirá el número de afiliación a la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios del Contador Público que suscriba el citado informe. La entrega se hará en la Superintendencia de Servicios Financieros, dentro de las 24 (veinticuatro) horas siguientes al vencimiento del plazo de presentación de la respectiva información. 11. SUSTITUIR en el Capítulo II – Auditores externos, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro 13 VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 148 por el siguiente: ARTÍCULO 148 (INFORME DE AUDITORES EXTERNOS). Las Administradoras de Fondos de Ahorro Previsional deberán presentar los siguientes informes emitidos por auditores externos: a. Dictamen sobre el estado de situación patrimonial al cierre del ejercicio anual y el estado de resultados correspondiente a dicho período, dentro del plazo de 2 (dos) meses contados desde la finalización del ejercicio económico. b. Informe anual sobre el sistema contable utilizado y su adecuación a las normas y al Plan de Cuentas dictados por la Superintendencia de Servicios Financieros, y sobre la concordancia con dicho sistema contable, de los estados y demás informaciones presentadas a dicha Superintendencia de Servicios Financieros, ya sean referidas a la Sociedad o al Fondo de Ahorro Previsional, dentro del plazo de 2 (dos) meses contados desde la finalización del ejercicio económico. c. Informe anual de evaluación del sistema de control interno vigente, dentro del plazo de 5 (cinco) meses contados desde la finalización del ejercicio económico. d. Informe anual sobre la idoneidad y funcionamiento de las políticas y procedimientos adoptados por la Administradora para prevenir y detectar operaciones que puedan estar relacionadas con la legitimación de activos provenientes de actividades delictivas, e informes parciales sobre sus deficiencias u omisiones significativas, las recomendaciones impartidas para superarlas y un comentario sobre las observaciones formuladas en el ejercicio anterior que no hayan sido solucionadas, dentro del plazo de 5 (cinco) meses contados desde la finalización del ejercicio económico. 12. INCORPORAR en el Capítulo III – Personal superior y accionistas, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el siguiente artículo: ARTÍCULO 152.1 (INFORMACIÓN CONTABLE DE LOS ACCIONISTAS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar anualmente la siguiente información de sus accionistas directos y sujeto de derecho que ejerce el efectivo control: 1) Personas físicas: declaración jurada sobre su situación patrimonial con indicación de bienes, derechos y deudas bancarias y no bancarias, y la existencia de 14 gravámenes que recaigan sobre aquellos. La fecha de la declaración jurada no podrá tener una antigüedad mayor a 3 (tres) meses. Dicha declaración deberá estar acompañada de certificación notarial de la firma del titular. 2) Personas jurídicas: estados contables correspondientes al último ejercicio económico cerrado con dictamen de auditor externo, siempre que no pertenezcan al sector público, ni sean instituciones supervisadas por el Banco Central del Uruguay. La información antes mencionada deberá presentarse dentro del plazo de 5 (cinco) meses contados desde el 31 de diciembre de cada año. En el caso de personas jurídicas, referirá al último estado contable cerrado durante el año calendario anterior a la fecha de presentación. Disposición Transitoria: Lo dispuesto en el presente artículo será exigible para las informaciones que corresponda presentar a partir del 1 de enero de 2015. 13. INCORPORAR en el Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo III BIS – Patrimonio mínimo y planes de recomposición patrimonial o adecuación, el que contendrá los siguientes artículos: ARTÍCULO 152.2 (INFORMACIÓN SOBRE PATRIMONIO MÍNIMO). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, información sobre el patrimonio mínimo, la variación patrimonial diaria y la composición del capital junto con los estados contables mensuales. ARTÍCULO 152.3 (PLAN DE RECOMPOSICION PATRIMONIAL O ADECUACION). Las administradoras de fondos de ahorro previsional que presenten situaciones de insuficiencia de patrimonio mínimo deberán informar las causas que las provocan y presentar un plan que permita regularizarlas dentro de los plazos establecidos legalmente. Esta información deberá presentarse en la Superintendencia de Servicios Financieros dentro de los 2 (dos) días hábiles siguientes de detectada la insuficiencia. La Superintendencia de Servicios Financieros determinará si considera apropiado el plan presentado por la empresa en infracción, en cuyo caso podrá suspender la aplicación de las multas a que refiere el artículo 182. 15 En caso de que el respectivo plan de recomposición patrimonial no fuera cumplido en la forma prevista, sin perjuicio de la adopción de las medidas que corresponda, quedará sin efecto la suspensión de abonar las multas generadas. 14. INCORPORAR en el Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo III TER – Reserva especial, el que contendrá el siguiente artículo: ARTÍCULO 152.4 (INFORMACIÓN SOBRE LA RESERVA ESPECIAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros información sobre la reserva especial a que refiere el artículo 31. Dicha información se presentará junto con los estados contables mensuales, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. 15. SUSTITUIR en el Capítulo V – Traspasos, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 155 por el siguiente: ARTÍCULO 155 (COMUNICACIÓN DE IMPORTES TRANSFERIDOS). Cada Administradora deberá proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, un listado detallando la nómina de afiliados involucrados en las transferencias de fondos derivadas de traspasos. Se identificarán los individuos (nombre completo y cédula de identidad), los montos individuales y el total traspasado. Asimismo, se identificarán los individuos que se han afiliado por este concepto, junto con los montos individuales y total recibido. Dicha información será enviada a la Superintendencia de Servicios Financieros dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes al mes informado. 16. INCORPORAR en el Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo V BIS – Informaciones a las empresas aseguradoras y al Banco de Previsión Social, el que contendrá los siguientes artículos: ARTÍCULO 155.1 (INFORMACIÓN A SUMINISTRAR A LAS EMPRESAS ASEGURADORAS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deben 16 suministrar a las empresas de seguros con las cuales hayan celebrado el contrato de Seguro Colectivo de Invalidez y Fallecimiento a que refiere el artículo 57 de la Ley No. 16.713 de 3 de setiembre de 1995, información mensual sobre sus afiliados y aportes según las instrucciones que se impartirán. Dicha información deberá ser entregada a la aseguradora en el plazo estipulado en el contrato. ARTÍCULO 155.2 (INFORMACIÓN SOBRE TRANSFERENCIA DE SALDOS DE LAS CUENTAS DE AHORRO INDIVIDUAL A LAS EMPRESAS ASEGURADORAS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar a la Superintendencia de Servicios Financieros información sobre las transferencias de saldos de las cuentas de ahorro individual a las empresas aseguradoras, ocurridas en el año calendario, en el marco del contrato de seguro colectivo de invalidez y fallecimiento, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. El plazo para la presentación de la información antes mencionada vence el 28 de febrero del año siguiente al informado. ARTÍCULO 155.3 (INFORMACIÓN AL BANCO DE PREVISIÓN SOCIAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deben suministrar mensualmente al Banco de Previsión Social la nómina de la totalidad de sus afiliados que se han acogido a la pasividad en dicho mes, dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes al fin del período informado. 17. SUSTITUIR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 157 por el siguiente: ARTÍCULO 157 (INFORMACIÓN DE LAS COMISIONES Y BONIFICACIONES). El esquema de comisiones y bonificaciones que corresponda aplicar de acuerdo con las clasificaciones establecidas en los artículos 113 y 117 deberá ser informado a la Superintendencia de Servicios Financieros dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes a la adopción de la resolución por parte del órgano competente. 18. DEROGAR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 157.1. 17 19. SUSTITUIR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 159 por el siguiente: ARTÍCULO 159 (PRESUPUESTO ANUAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar a la Superintendencia de Servicios Financieros, antes del 20 de diciembre de cada año, un presupuesto anual explicitando los supuestos y criterios utilizados, los lineamientos generales de sus políticas y toda otra información que se estime pertinente a efectos de evaluar los planes anuales y facilitar su seguimiento. La presentación de estas informaciones se hará de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. Asimismo, deberán presentar una actualización semestral de las proyecciones, antes del 20 de junio de cada año. La Superintendencia de Servicios Financieros podrá solicitar actualizaciones más frecuentes toda vez que las circunstancias lo ameriten. 20. INCORPORAR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el siguiente artículo: ARTÍCULO 159.1 (APORTES EN EXCESO). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar a la Superintendencia de Servicios Financieros y mantener a disposición de la misma información sobre los aportes en exceso, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. 21. DEROGAR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 160. 22. INCORPORAR en el Capítulo VI – Otras informaciones, del Título II – Régimen informativo, de la Parte I – Administradoras fondos de ahorro previsional, del Libro VI – Información y documentación de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, los siguientes artículos: 18 ARTÍCULO 160.2 (INFORMACION SOBRE PAGOS A HEREDEROS DE AFILIADOS FALLECIDOS O A AFILIADOS CON INCAPACIDAD TOTAL APORTANTES AL SISTEMA DE AHORRO PREVISIONAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán enviar mensualmente a la Superintendencia de Servicios Financieros información para el control del pago a herederos de afiliados fallecidos o a afiliados con incapacidad total aportantes al sistema de ahorro previsional, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. Esta información deberá remitirse dentro de los primeros 10 (diez) días hábiles siguientes al mes que se informa. ARTÍCULO 160.3 (INFORMACIÓN PARA LA MEMORIA TRIMESTRAL). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar a la Superintendencia de Servicios Financieros información a efectos de la publicación de la memoria trimestral del régimen de jubilación por ahorro individual obligatorio establecida en el literal m) del artículo 135 de la Ley Nº 16.713 de 3 de setiembre de 1995, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán. La citada información estará referida a los trimestres finalizados el 31 de marzo, 30 de junio, 30 de setiembre y 31 de diciembre de cada año, debiendo presentarse dentro de los 5 (cinco) primeros días hábiles del mes siguiente a la fecha a la que está referida. ARTÍCULO 160.4 (INFORMACIÓN SOBRE JUICIOS PROMOVIDOS CONTRA LA ADMINISTRADORA). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar a la Superintendencia de Servicios Financieros dentro de los 10 (diez) días corridos siguientes a cada trimestre calendario, información sobre la existencia de juicios promovidos en su contra y copia de las sentencias en su contra, en caso de existir. ARTÍCULO 160.5 (INFORMACIÓN SOBRE COLOCACIONES Y PRÉSTAMOS PERSONALES DERIVADOS DE LAS COLOCACIONES EN EL MARCO DEL LITERAL F) DEL ARTÍCULO 123 DE LA LEY Nº 16.713). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán informar a la Superintendencia de Servicios Financieros, con una anticipación mínima de 3 (tres) días hábiles previos a la integración de los nuevos vales correspondientes a los préstamos personales derivados de las colocaciones en el marco del literal F) del artículo 123 de la Ley Nº 16.713 del 3 de setiembre de 1995 en la redacción dada por la Ley Nº 18.673 de 23 de julio de 2010, los siguientes aspectos: a. las modificaciones de las condiciones (tasas y plazos) de los convenios autorizados acordadas entre las partes, respetando las categorías establecidas; b. las renovaciones resultantes de cancelaciones parciales, identificando: - las condiciones del vale original (número, fecha de emisión, fecha de vencimiento, tasa de interés y monto). 19 - las condiciones del nuevo vale (número, fecha de renovación, fecha de vencimiento, tasa de interés y monto). ARTÍCULO 160.6 (INFORMACIÓN SOBRE CUSTODIAS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán enviar diariamente a la Superintendencia de Servicios Financieros información oficial emitida por las propias instituciones registrantes de los saldos contables de la disponibilidad transitoria y toda otra inversión en instrumentos para los cuales no les es posible realizar la custodia establecida en el artículo 126 de la Ley Nº 16.713 en el Banco Central del Uruguay, dentro del primer día hábil siguiente a la fecha a la que está referida. ARTÍCULO 160.7 (INFORME SOBRE TERCERIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS). La persona o sector responsable de administrar los riesgos tecnológicos y operativos en la institución deberá elaborar anualmente un informe en el que conste:  un análisis de todos los riesgos asociados a la actividad tercerizada;  una relación de todos aquellos eventos que afectaron la continuidad del negocio y las medidas implementadas para mitigarlos o eliminarlos. El citado informe referirá a la fecha de cierre de cada ejercicio económico y deberá entregarse en la Superintendencia de Servicios Financieros dentro de los 60 (sesenta) días siguientes a dicha fecha. Disposición Transitoria: Lo dispuesto en el presente artículo regirá a partir de los ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 2014. 23. SUSTITUIR en el Capítulo I – Contabilidad y estados contables, del Título I – Régimen informativo, de la Parte II – Fondos de ahorro previsional de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el artículo 163 por el siguiente: ARTÍCULO 163 (INFORMACIÓN CONTABLE Y DE GESTIÓN). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán suministrar a la Superintendencia de Servicios Financieros la siguiente información referida al fondo de ahorro previsional, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, con la frecuencia que se indica a continuación: 1. Anualmente: - Dentro del plazo de 2 (dos) meses contados a partir de la finalización del ejercicio económico: a) Estado de situación patrimonial anual junto con sus correspondientes notas explicativas, anexos y estado de evolución del patrimonio. 20 2. Mensualmente: - Dentro del plazo de 10 (diez) días hábiles siguientes al período al que están referidos: a) Estado de situación patrimonial mensual junto con sus correspondientes notas explicativas, anexos y estado de evolución del patrimonio. 24. INCORPORAR en el Capítulo I – Contabilidad y estados contables, del Título I – Régimen informativo, de la Parte II – Fondos de ahorro previsional de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el siguiente artículo: ARTÍCULO 163.1 (INFORME DE CONTADOR PÚBLICO). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar el estado de situación patrimonial mensual del fondo de ahorro previsional acompañado de un informe de compilación realizado de acuerdo al Pronunciamiento Nº 18 del Colegio de Contadores, Economistas y Administradores del Uruguay, que incluirá el número de afiliación a la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios del Contador Público que suscriba el citado informe. La entrega se hará en la Superintendencia de Servicios Financieros, dentro de las 24 (veinticuatro) horas siguientes al vencimiento del plazo de presentación de la respectiva información. 25. INCORPORAR en el Título I – Régimen informativo, de la Parte II – Fondos de ahorro previsional de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo II – Auditores externos, el que contendrá el siguiente artículo: ARTÍCULO 164.1 (INFORME DE AUDITORES EXTERNOS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán presentar, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, un dictamen sobre el estado de situación patrimonial del fondo de ahorro previsional al cierre del ejercicio anual, dentro del plazo de 2 (dos) meses contados desde la finalización del ejercicio económico. 26. INCORPORAR en el Título I – Régimen informativo, de la Parte II – Fondos de ahorro previsional de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo III – Rentabilidad, el que contendrá los siguientes artículos: 21 ARTÍCULO 164.2 (INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DE LA RENTABILIDAD NETA PROYECTADA). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, información mensual a efectos de la comprobación de los cálculos de la rentabilidad neta proyectada del fondo de ahorro previsional dentro de los dentro de los 2 (dos) días hábiles siguientes al mes que se informa. ARTÍCULO 164.3 (INFORMACIÓN PARA EL CÁLCULO DE LA RENTABILIDAD BRUTA). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, información mensual a efectos de la comprobación de los cálculos de la rentabilidad bruta del fondo de ahorro previsional dentro del primer día hábil siguiente al mes que se informa. 27. INCORPORAR en el Título I – Régimen informativo, de la Parte II – Fondos de ahorro previsional de la Recopilación de Normas de Control de Fondos Previsionales, el Capítulo IV – Activos e inversiones, el que contendrá los siguientes artículos: ARTÍCULO 164.4 (INFORMACIÓN SOBRE ACTIVOS). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, información diaria sobre los movimientos de los activos del fondo de ahorro previsional, así como los movimientos de cuotas, dentro del primer día hábil siguiente al que está referida. ARTÍCULO 164.5 (INFORMACIÓN SOBRE INVERSIONES). Las administradoras de fondos de ahorro previsional deberán proporcionar a la Superintendencia de Servicios Financieros, de acuerdo con las instrucciones que se impartirán, información diaria sobre las inversiones que componen el activo del fondo de ahorro previsional, dentro del primer día hábil siguiente al que está referida. CRA. GRACIELA VELÁZQUEZ Intendente de Supervisión Financiera 2013-50-1-01638 22

Rige desde: la fuente no lo dice; el texto es el de la copia consultada el 11 de octubre de 2026
Copia: Circular 2168
Texto oficial: https://www.bcu.gub.uy/Circulares/seggci2168.pdf

Banco Central del Uruguay, www.bcu.gub.uy, información regulatoria pública. Condiciones de uso: https://www.bcu.gub.uy/Paginas/Condiciones-de-uso.aspx. Cambios de finterlace: el texto se extrajo del PDF y se partió en artículos. No se cambió ninguna palabra del texto. Fuentes y licencias.

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